Anticipez les impayés
La première étape pour éviter les litiges est d’empêcher les demandes de requêtes d’informations des consommateurs avant qu’ils ne deviennent des impayés.
Afin de prévenir ce genre de situation, les commerçants doivent s’assurer de respecter les obligations en matière de traitement des paiements. Les commerçants doivent également s’équiper de quoi enregistrer les transactions pour se défendre en cas de litiges ou de fraudes.
Pour garantir leur protection, les commerçants doivent toujours conserver les documents originaux de la transaction pour une durée minimum de 6 mois (période pendant laquelle un conflit est constaté). Pour plus de sécurité, les copies des transactions devraient être conservées une année supplémentaire.
Que faire lorsqu’il y a une requête d’informations du consommateur ?
- Assurez-vous que la copie signée du PDQ est lisible. Autrement, il y a de forte chance que la banque autorise un impayé.
- Gardez toujours les enregistrements et assurez-vous d’avoir le bon d’achat original.
- Notez la date d’expiration de la carte utilisée lors de la transaction.
- Répondez aux demandes d’informations par écrit afin d’avoir les traces nécessaires dans la constitution du dossier.
- Les commerçants doivent faciliter la prise de contact avec la banque en transmettant le bon nom et le numéro de contact pour traiter efficacement toutes les requêtes d’informations.
- Informez dans un délai de 14 jours maximum et respectez ainsi les obligations fixées par le réseau bancaire (The Card Scheme).
- Assurez-vous d’avoir les références ou le numéro d’identification dans tous vos échanges avec la banque
- Les détails fournis doivent toujours être clairs : nom du titulaire de la carte, numéro de compte, date d’expiration, nom et coordonnées du commerçant et signature (si disponible).
- Toujours conserver les détails et les copies des transactions dans le cas où les autorités établissent un contrôle.
